Privacyverklaring

Algemeen

Vzw Duikklub De Nereïden hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Daarom zal dit document ook aangepast worden telkens wanneer hiertoe de noodzaak opduikt (bv. omdat we ontdekken dat er nieuwe redenen opduiken om persoonsgegevens te verwerken). Bij elke aanpassing zal je hiervan als lid via de geijkte communicatiekanalen op de hoogte worden gebracht. We houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Verwerkingsverantwoordelijke en verwerkers

Als duikclub zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Bij deze verwerking zijn verschillende spelers betrokken, met elk hun eigen rol.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

Vzw Duikklub De Nereïden
Zetel: Weggevoerdenstraat 54, 8560 Wevelgem
E-mailadres: Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.

De verwerkingshandelingen van je persoonsgegevens binnen onze club worden in beginsel door de hiernavolgende personen uitgevoerd die als verwerker optreden:

De bestuursleden
Webmaster
Leden van de duikschool: duikschoolhoofd, instructeurs en assistent-instructeurs

Bovendien treedt vzw Duikklub De Nereïden, voor een deel van de verwerkte persoonsgegevens, op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke (artikel 26 AVG) met:

Nederlandstalige Liga voor Onderwateronderzoek en -Sport (afgekort NELOS) VZW
Brusselsesteenweg 313-315
2800 Mechelen

Waarom en op welke basis verwerken wij persoonsgegevens?

Naargelang het type van je lidmaatschap (duikend lid, tweede lid, …) worden je persoonsgegevens door vzw Duikklub De Nereïden verwerkt ten behoeve van één of meerdere van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Je gegevens te kunnen beheren en te kunnen deelnemen aan de activiteiten van onze duikclub (uitvoering overeenkomst)
Je aan het duikonderricht van onze duikclub te kunnen laten deelnemen (uitvoering overeenkomst)
Lid te worden van de duikfederatie NELOS (uitvoering overeenkomst)
Je aan het duikonderricht georganiseerd door de duikfederatie NELOS te kunnen laten deelnemen (uitvoering overeenkomst)
Je aan het duikonderricht georganiseerd door een door de duikfederatie NELOS erkende regionale organisatie te kunnen laten deelnemen (uitvoeren overeenkomst)
Het afsluiten van een duikongevallenverzekering bij ARENA (uitvoering overeenkomst, bescherming vitaal belang betrokkene)
Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
Het bekomen van subsidiëring vanwege de overheid (gerechtvaardigd belang)
Het opnemen van je gegevens op het luik van de website van de duikklub dat alleen voor de leden toegankelijk is (gerechtvaardigd belang)
Het plaatsen van foto’s van activiteiten op het luik van de website van de duikklub dat alleen voor de leden toegankelijk is en op de besloten facebook-groep (gerechtvaardigd belang)

Dit alles maakt meteen duidelijk dat indien je niet akkoord gaat met de verwerking van deze gegevens, je geen lid kan worden van onze duikclub.

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor bovenstaande doelstellingen:

Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, …
Rijksregisternummer
Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, nationaliteit, gebruikte duikuitrusting, duikervaring, …
Verklaring van medische geschiktheid
Behaalde sporttechnische (en andere relevante) kwalificaties (duikbrevetten, redder, DHV, …)
Beeldmateriaal
Bankrekeningnummer
ICE: de identificatiegegevens van de personen die wij in noodgevallen kunnen contacteren of verwittigen

Wie verwerkt de gegevens?

Een algemeen overzicht van welke gegevens, door wie en op welke wijze verwerkt worden kunnen hieronder teruggevonden worden.

Een gedetailleerd overzicht van de verwerkte gegevens en wie daarbij betrokken is, zal eveneens worden bijgehouden in een register van verwerkingsactiviteiten, dat zal opgesteld worden binnen onze duikclub en dat zal te raadplegen zijn bij Nathalie Callens, die verantwoordelijk is voor GDPR.

Volgende gegevens worden verwerkt binnen de duikclub

Welke gegevens?	Wie verwerkt deze?	Op welke manier?
Identificatiegegevens	Het bestuur	De informatie ingevuld door het lid op het inschrijvingsformulier wordt opgenomen door de secretaris in een Excel bestand, toegankelijk voor de bestuursleden en het duikschoolhoofd, en door de webmaster in een databank op een afgesloten pagina van de website.
	De duikschool: duikschoolhoofd
	Webmaster
Persoonlijke kenmerken	Het bestuur	De informatie ingevuld door het lid op het inschrijvingsformulier wordt opgenomen door de secretaris in een Excel bestand, toegankelijk voor de bestuursleden en het duikschoolhoofd, en door de webmaster in een databank op een afgesloten pagina van de website.
	Webmaster
	De leden van de duikschool: de duikschoolleider, de instructeurs, de assistent-instructeurs	Enkel de duiksportgerelateerde persoonlijke kenmerken (uitrusting, ervaring, sportgeraleerde problemen, …) met het oog op het ondersteunen en verderzetten van gedegen duikonderricht en veilige zwembadactiviteiten
Verklaring medische geschiktheid	Het bestuur: de secretaris	De medische verklaring wordt door een bestuurslid in ontvangst genomen en aan de secretaris overhandigd. De secretaris bevestigd de medische geschiktheid op de Nelos-webpagina.
Verklaring medische geschiktheid	De bestuursleden en leden van de duikschool: de duikschoolleider, de instructeurs en assistent instructeurs	Duikschoolleden en de bestuursleden worden door de secretaris op de hoogte gesteld van leden die geen verklaring van medische geschiktheid hebben kunnen voorleggen.
Sporttechnische kwalificaties	De bestuursleden, de webmaster en de leden van de duikschool.	De informatie uit de duikbrevetten wordt overgenomen door de secretaris in een Excel bestand, toegankelijk voor de bestuursleden en de duikschoolleider en door de webmaster in een databank op een afgesloten pagina van de website.

Volgende gegevens worden door vzw Duikklub De Nereïden gezamelijk met Nelos verwerkt

Welke gegevens?	Wie verwerkt deze?	Op welke manier?
Identificatiegegevens + persoonlijke kenmerken + medisch geschiktheid	NELOS	De informatie ingevuld door het lid op het inschrijvingsformulier wordt opgenomen in een NELOS-databank via een afgesloten pagina van de NELOS ledenadministratie-website, enkel beschikbaar voor de secretaris van de duikclub. De verdere verwerking bij NELOS gebeurt door de NELOS-administratie. De NELOS-administratie gebruikt deze gegevens ook voor het indienen bij de overheid (Sport Vlaanderen) van de jaarlijkse ledenlijst. Van personen in opleiding kunnen de daarvoor nodige gegevens opgenomen worden in een databank van een online-opleidingssysteem waar ze kunnen geconsulteerd worden door de deelnemers aan dat opleidingssysteem, in zover dat nodig is.
Identificatiegegevens + persoonlijke kenmerken + medische geschiktheid	NELOS & ARENA	Worden bij verzoek van ARENA overgedragen via NELOS. NELOS verzorgt de communicatie tussen vzw Duikklub De Nereïden en de verzekeringsmaatschappij.
Sporttechnische kwalificaties	NELOS	Deze kwalificaties worden door NELOS ingebracht in de bovengenoemde database en zijn gedeeltelijk ter consultatie via de voornoemde afgesloten pagina.
Identificatiegegevens + persoonlijke kenmerken van de instructeurs en assistent-instructeurs	NELOS	Op dezelfde wijze als hierboven. Daarnaast kunnen gegevens van de daarvoor instemmende instructeurs opgenomen worden in de databank van een online-opleidingssysteem, waar sommige gegevens van deze instructeurs, in zover dat nodig is voor de werking ervan, kunnen geconsulteerd worden door de deelnemers aan dat opleidingssysteem.

OPGENOMEN GEGEVENS IN DE NELOS-DATABANK

Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, rijksregisternummer
Woonplaats: straat en nummer, postnummer, gemeente, land
E-mail, GSM, telefoon, fax
Lidnr (NELOS-ID), BEFOS nr, VOTAS-ID
Bankrekeningnummer
NELOS-sporttechnische kwalificaties
Relevante niet-NELOS sporttechnische kwalificaties
Registratie van verklaringen medische geschiktheid
Historiek inschrijvingen in NELOS-clubs
Functies binnen NELOS-clubs of in de NELOS-organisatie
Afgeleverde certificaten
Historiek van onkostenvergoedingen

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij (verwerker) voor:

het verzorgen van de internet-omgeving (webhosting);
het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Gepersonaliseerd clubmateriaal (jassen, etc.)
Organisatie van clubreizen en andere uitstappen
Voorzien van catering op clubactiviteiten
Cluboverschrijdende activiteiten (verbroederingsduik, regionale activiteiten, …)
Fondsenwerving (sponsors, subsidies)

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Voor de verwerking van persoonsgegevens die gebaseerd is op de toestemming van de betrokkene en waar deze verwerking betrekking heeft op personen jonger dan 16 jaar, dient de schriftelijke toestemming daarvoor gegeven te worden door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Concreet houdt dit het volgende in:

de gegevens verwerkt op grond van toestemming niet langer bij te houden dan 2 jaar na einde lidmaatschap;
de gegevens verwerkt op grond van de uitvoering van een overeenkomst niet langer bij te houden dan dit gebeurt door NELOS en met een maximum van 20 jaar na einde lidmaatschap, uitgezonderd in het geval waar bij het verlopen van deze termijn er nog wederzijdse verplichtingen uit de overeenkomst moeten nageleefd worden;
de gegevens die worden bewaard op basis van een wettelijke verplichting, te zullen bewaren gedurende de termijn zoals door de wet bepaald;
De gegevens verwerkt op grond van de vitale belangen van de belanghebbende, niet langer bij te houden dan tot op het ogenblik waarop het beschermde belang de verdere bewaring niet langer vereist;
Ongeacht bovenstaande, zullen gegevens die het voorwerp uitmaken van een lopende gerechtelijke of andere procedure, in elk geval bewaard blijven zolang dergelijke procedure dit vereist en dit tot op het ogenblik van uitputting van elk mogelijk rechtsmiddel of tot wanneer enige beslissing onherroepelijk is geworden.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

Organisatorische maatregelen

De bestuursleden, de duikschoolleden en de webmaster zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
Toegangsbeperking: de toegang tot je gegevens, wordt beperkt tot de personen opgesomd in deze verklaring; het deel van de website waar je persoonsgegevens vermeld staan is eveneens enkel toegankelijk voor leden van onze club via een paswoord;
Geheimhoudingsverplichting: alle personen die namens vzw Duikklub De Nereïden van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
Digitalisering: gegevens worden voor zoveel als mogelijk op beveiligde digitale wijze verwerkt, om waar mogelijk te vermijden dat gegevens via digitale, papieren of andere weg op een verkeerde plek terechtkomen of door derden raadpleegbaar zijn;

Technische maatregelen

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid voor de toegang tot het besloten gedeelte van onze website;
We zullen pseudonimiseren en zullen eveneens zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Gegevenslekken

Desondanks de voorziene maatregelen voor beveiliging van gegevens, kan het toch gebeuren dat er een inbreuk is met betrekking tot je persoonsgegevens. Met inbreuk wordt bedoeld dat je persoonsgegevens gelekt zijn naar derden toe terwijl het zeker niet de bedoeling was.

Mocht blijken dat deze inbreuk een hoog risico inhoudt voor je rechten, zullen wij je onmiddellijk op de hoogte brengen. Daarbij informeren wij je over

de aard van de inbreuk,
de contactpersoon voor verdere informatie,
de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk en de genomen maatregelen om de inbreuk aan te pakken en de gevolgen waar mogelijk te beperken.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing/verbetering of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het e-maildres Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien. kun je hier ons hiervoor contacteren waarbij je duidelijk omschrijft over welke persoonsgegevens het gaat en welk recht je precies wilt uitoefenen.

Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.

Er zal op elk verzoek in het kader van deze privacyverklaring op gepaste manier geantwoord worden, rekening houdend met de mogelijkheden binnen de organisatie alsook de redelijkheid van het verzoek. Bij elk verzoek zullen wij je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken dit om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact op te nemen met de privacyverantwoordelijke binnen onze club.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijziging Privacyverklaring

vzw Duikklub De Nereïden kan de privacyverklaring steeds wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe elementen op vlak van de verwerking van je persoonsgegevens binnen onze club of wijzigingen in de privacywetgeving. De laatste versie is steeds beschikbaar op onze website.